kirken set oppe fra

Referater

Ridder

Referat fra Menighedsråds møde MR 7 2015




THURØ MENIGHEDSRÅD MR 7


Dagsorden til menighedsrådsmøde
Tirsdag 29. september 2015 kl. 17.00 - 20.30
i konfirmandhuset

Vi afholder første del af mødet, og spiser klokken ca. 19.00.

Deltagere: Hanne, Erwin, Bent, Linda, Martin, Kirsten, Janne
Afbud: Ib Rasmussen
Inviteret: Revision; Regnskabsfører Susanne Andersen (deltager under de første punkter)

1. Godkendelse af dagsordenen
Godkendt.

2. Meddelelser.
a. Fra formandskabet v/ Erwin og Hanne
• Velkomst til Martin Kolte, som er indtrådt i meningsrådet
• Regnskabsfører Susanne Andersen deltager under de første punkter
Opsamling fra sidst:
• Bent og Hanne besigtiger præstegårdens engareal på torsdag den 1. oktober sammen med Niels, Philippe og Preben for vurdering af evt. omk. ved rydning
• Altertavleprojekt er indsendt til Nationalmuseet for forhånds-godkendelse
• Støjværn mod skolegården. BystrupTotalbyg vil undersøge, hvad et støjværn vil koste

b. Fra præsten v/Mai Bjerregaard Andersen
• Aftale med Massoud er på plads om vikariat ifm. konfirmand-undervisningen i uge 47. Kirsten sender en formular vedr. honorar til Mai.
• Konfirmandundervisning er startet som eftermiddagsundervisning frem til efterårsferien, hvorefter der er undervisningen om morgenen. Der er tilmeldt 2 hold, i alt 47.

3. Godkendelse af endeligt budget 2016 v/ Susanne Andersen
Susanne medbringer 1 eksemplar til hver.
Beslutning:
• Menighedrådet godkendte:
”Thurø Sogns Menighedsråd, CVR-nr. 22938118, Budget 2016, Endeligt budget 2016 afleveret d. 15-09-2015 16.54”.

4. Gennemgang af revisionsprotokollat for regnskab 2014
Kirsten har printet ud til alle i rådet. I protokollatet nævnes bl a.at kirkekassen ikke må have mere end 750.000 kr. i et enkelt pengeinstitut. (Beholding d.d. 1.346.161,80 kr. dvs. 596.161,80 for meget) Beslutning:
Drøftelse af bemærkningerne vedr revisionsprotokollat for regnskab 2014 blev gennemgået.:
Anlægsarbejder
• Pkt. 5. Bemærkninger vedr. anlægsarbejder ang. ikke anvendte synsudsatte midler og planen om anvendelse er gennemført og afsluttet.
Moms
• Pkt. 6: der er ikke blevet indsat forbrugsafgifter, og det er taget til efterretning, og efterangivelse vil blive indsendt til SKAT.
• Pkt. 7: Taget til efterretning og der bliver indsendt en efterangivelse
• Pkt. 8: Menighedsrådet har taget bemærkningen ad notam - momsskema er godkendt af formand og kasserer og er allerede blevet indsendt revisor.
Biregnskab
• Pkt. 9: Taget til efterretning.
• Pkt. 10: Taget til efterretning.
Tilgodehavender
• Pkt. 11: Der er igangsat nye procedurer herfor.
Kassebeholdning
• Pkt. 12: Taget til efterretning, og der følges op på punktet særskilt på et senere møde.
Afdrag på lån
• Pkt. 13: Taget til efterretning.
Regnskabsinstruks
Pkt. 14: Ingen ændringer i 2014. Der er udarbejdet ny instruks i 2015, som udleveres til revisor ved næstkommende kasseeftersyn.
Gavekort
• Pkt. 15: Arbejdsmarkedsbidrag for gavekort vil på Menighedsrådets foranledning vil blive afregnet til SKAT.
Redegørelse for den udførte revision med kommentarer
• Pkt. 16, 17 og 18: Gennemgået
Manglende funktionsadskillelse
• Pkt. 19, 20, 21, 22 og 23: Gennemgået
Forvaltningsrevision
• Pkt. 24: Gennemgået
Økonomistyring.
• Pkt. 25: Gennemgået
Sparsommelighed:
• Pkt. 26: Tak.
Menighedsrådet har gennemgået og godkendt revisionsprotokollat for regnskab 2014 med bemærkninger.

5. Informationer/indstillinger fra udvalgene
a) Kontaktpersoner:
- Organiststilling fremadrettet:
Beslutning: drøftes særskilt på næste møde. Ansvarlig: Hanne orienterer organisten. Kontaktpersonerne afholder møde med organist inden næste møde.
- 1. vikar som organist: stopper pr. årsskiftet:
Taget ad notam, og ny 1. afløser findes foreløbig i vikarkartoteket, som evt. skal opdateres. Ansvarlig: Bent.
- Grandækning: antal timer ekstra til graver og gravermedhjælper. Beslutning: Niels kan disponere over 200 ekstratimer til grandækning.
- Kordegn:
Mailpolitik: Praksis drøftet. Beslutning: send kopi til formand.
Vikaraftale: Gennemgået. Beslutning: Godkendt.
Folder til kirken: Foldere til kirken genoptrykkes efter faktacheck/korrektur. Ansvarlig: Martin.
- Kirke- og kulturmedarbejder; oversigt over aktiviteter (uddelt)
- Regnskabfører overtager kasserers funktioner med indberetning af løn. Aflønnes for 3 tim. Pr. måned 300,- kr. Hanne sørger for regnskabsførers adgang til NemRefusion.

b) Kirke- og kirkegårdsudvalget
- Energigennemgang kirken: onsdag den 23. september.
Ansvarlig: Ib, som drøfter gennemgangen på kommende møde.
c) Præstegårdsudvalget
Tidsplan for energigennemgang
- Energigennemgang af Præstegården er tirsdag 8. december 2015, kl. 8.00.
- Ansvarlig: Præstegårdsudvalget v/Janne - med Hanne som substitut. Hanne træffer aftale med Karina om adgang til præstegården, og kasserer sørger for den udbedte dokumentation i den udstrækning, det er muligt.
- Energigennemgang af Konfirmandhuset er onsdag den 9. december 2015, kl. 8.00.
- Ansvarlige: Præstegårdsudvalget v/Janne/Hanne samt efter aftale med relevante ansatte. Mai informerer Mette.

d) Aktivitets- og kommunikationsudvalget
- Hjemmesiden
Mette vil gerne påtage sig opgaverne med løbende opdatering ift. aktivitet samt forslag til en mere brugervenlig hjemmeside
Referater lægges efter aftale med Kiki fremadrettet på hjemmesiden af Kiki
- Alternativ til studieturen
Drøftet. Beslutning: Studietur afholdes igen til næste år.
- Annoncering af kirkelige aktiviteter
Mette må afholde udgifter og foretage den nødvendige annoncering for nye aktiviteter i kirkens regi.



6. Donation til Thurø Borgerforening v/Hanne
Beslutning: punktet udsættes til næste møde. Stiftet kontaktes af Hanne i forhold til formalia.

7. Evt.
• Næste møde 28. oktober med konstituering
• Sidste møde i 2015 er 1. december
• Nytårskur 8. januar 2016, kl. 18
• Fyraftenssang den 3. torsdag i måneden, dog ikke i uge 42 pga. efterårsferien, men i uge 43. Mette og Mai træffer aftale om annoncering.

8. Godkendelse af referatet.

Erwin Hentzer/Hanne Ringgaard Møller